La clave está en generar valor 

Realizar juntas de trabajo productivas va más allá de tocar cada punto en la orden del día, se requiere de una planeación y liderazgo con el fin de llevarla a un cierre exitoso, de ahí que muchas veces su improvisación las designe como uno de los principales distractores en las empresas.

1.¿En verdad es necesaria?

Si puede evitarse ¡hazlo! Si no es así define cuál es su principal objetivo, identifica el tipo de conversación a llevar a cabo: orientado a tomar decisiones, a informar a los miembros del equipo cierta situación o bien para crear relaciones entre personas que no se conocen, etc.

2. Participantes.

¿Te imaginas ser invitado a jugar un partido de futbol para pasarla sentado en la banca todo el tiempo? Lo mismo sucede en las reuniones, evita convocar a toda la corte celestial, eso sólo complicará las cosas además de crear malestar.

Analiza qué personas tienen el conocimiento, responsabilidad y actitud para participar en la junta que estás convocando, lo anterior te ayudará a contar con las personas que en verdad aportarán ideas de valor.

3. Tiempo y contexto.

De acuerdo al tema y profundidad del mismo, establece un límite de tiempo que será inviolable pase lo que pase, no pierdas de vista que la junta debe ser concluida con resultados claros para todos y cada uno de los participantes, juntas que llevan todo el día generalmente producen conclusiones confusas.

Ten en cuenta que el lugar en el que se llevará a cabo la junta también es importante, éste debe tener el tamaño suficiente para albergar a todos los participantes además de los requerimientos necesarios para evitar perder la atención de los colaboradores. ¡La puntualidad es básica! El que una reunión no pueda empezar a tiempo por este hecho además de ser una falta de respeto muestra carencia de compromiso con el proyecto.

4. Resultados.

Es esencial que diez minutos antes de terminar la reunión se repasen las acciones acordadas, así como las responsabilidades y tiempos en que estas serán ejecutadas, determina por puntos el qué y cuándo de cada una para proporcionar mayor claridad entre los integrantes de tu equipo.

Conclusión

No olvides que el tiempo invertido en la junta debe redituar en resultados, por lo que el seguimiento de los compromisos es de vital importancia; así garantizarás que tus reuniones sean verdaderas inversiones y no gastos.

Mario Cardeña

Coach Empresarial, Director de CR Consulting Group International